Organización y sistemas de tareas…
Pues casi después de 20 días sin aparecer por aquí, hoy me sentía de nuevo con ganas de escribir…..
Como primer post en mi reaparición voy a hablaros de mi experiencia con los sistemas de tareas. Aunque me considero una persona ordenada en el trabajo y en mi vida personal, he de reconocer que, en ciertos momentos, todos caemos en un pequeño desastre a la hora de organizar nuestras tareas, correos y otros. El día a día es difícil, nota por aquí, apunte por allá, correo electrónico por aquí, otro más por el otro lado…. En fin, que cuando quieres encontrar ese correo, esa nota o agrupar las ideas o comentarios de un mismo tema pierdes mucho tiempo, sin hablar de la priorización de tareas que no se encuentran bien definidas. Todo esto te genera una gran sensación de ansiedad al no saber dónde estás. Fue por este motivo que hace ya más de un año y bajo la sugerencia y persistencia de mi amigo y compañero de trabajo Enrique Moragues, decidimos ponernos a trabajar en un sistema de tareas. Inicialmente pensamos en comprar o descargar libre algún sistema que ya existiese, pero finalmente ninguno se adaptaba a nuestras necesidades, unos por precio, otros por pocas funciones y otros por muchas, este fue el motivo de crear nuestro propio sistema de tareas.
A día de hoy el mismo ya está finalizado en su primera fase y llevamos meses usándolo y, aunque aún quedan muchas cosas por implementar, simplemente con las funcionalidades básicas el sistema es de gran utilidad para mí y para la gente que trabaja conmigo.
¿Qué he ganado en mi día a día con el sistema de tareas?
- Poder priorizar mis tareas en diferentes categorías…. notas, no urgente, personal, urgente, megaurgente.
- Poder realizar busquedas de forma muy cómoda.
- Poder recibir avisos y alertas de tareas en un cierto momento por mail.
- Cuando se trabaja en equipo, poder tener listas compartidas para saber lo que hacen unos y otros. De esta forma la visión es muy amplia y se evitar pisar el trabajo de uno con el de otros.
- Tener control de las tareas de mi equipo humano, no solo de en las que trabajan, sino de las que trabajarán pronto. De esta forma no tengo que preguntar tanto a cada persona, pues la información es limpia y transparente. A parte de esto, cada día tengo la posibilidad de redefinir prioridades en las tareas activas y al llegar cada trabajador a su puesto poder saber en qué tiene que trabajar. Otro punto importante es que gracias a este sistema, cada vez que incorporas una nueva tarea, sabes que tienes que repriorizar todas las tareas para que el trabajador sepa a qué atenerse.
- Y por último, evitar tener tantos papeles encima de mi mesa o cuadernos llenos de notas… También evito con el sistema de tareas no usar el correo electrónico para agrupar informaciones en el tiempo y lo dejo para lo que realmente está, que es para transmitir informaciones u archivos en el día a día.
Sé que cambiar los hábitos de trabajo es complicado en el día a día, pero solo organizando nuestro tiempo y tareas a priori, podemos optimizarlas en un futuro.
En concreto nuestro sistema de tareas es on-line, por lo que siempre está conmigo. Sea el sistema que sea el que utilicéis, aunque sea un simple excel con pestañas, os recomiendo utilizar este sistema de trabajo, pues para mí y la gente de mi equipo es muy rentable.
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